6 dicas para otimizar a gestão do seu consultório!

Otimizar a gestão do consultório médico é algo que precisa ser feito de forma constante. Afinal, o nível de exigência do paciente e a concorrência são cada vez maiores.

Nós propomos algumas formas de otimizar a gestão do seu consultório médico, focando em diferentes frentes que, juntas, fortalecem o potencial seu trabalho. Veja a seguir!

1. Agilize o tempo de marcação de consultas
Você já parou pensar em quantas pessoas deixaram de marcar uma consulta com você por não acharem uma forma fácil de fazê-lo? Tempo é dinheiro e ninguém, está disposto a perdê-lo na morosidade de certos processos. Muitas vezes, ligar para um número que não atende é o suficiente para que a pessoa siga para o próximo profissional da lista, te deixando para trás.

As pessoas têm suas rotinas e, em muitos casos, não dispõem de tempo para interrompê-las e ligar para o consultório. Por isso, faz-se necessário oferecer um canal mais prático como a internet.

O paciente pode, rapidamente, acessar seu site, agendar a consulta e comparecer no dia e na hora que foram escolhidos — sem a necessidade de falar com alguém.

2. Otimize o tempo de seu secretário
Complementando a primeira forma de otimizar a gestão do seu consultório médico, que já envolve o melhor uso do tempo de sua equipe, você deve conhecer outras ações que tornam esse profissional seu imprescindível aliado.

Faça um mapeamento dos processos para padronizá-los e verifique ainda quais tarefas podem ser dispensadas! Algumas atividades são repetitivas e devem ser automatizadas, como o cadastro dos valores das consultas no fluxo de caixa.

3. Cadastre pacientes mais rapidamente
A ausência ou diminuição na quantidade de pacientes é uma das consequências da falta de atualização de cadastros. Quando estão desatualizados, elimina qualquer chance de comunicação e relacionamento entre o consultório e os pacientes.

O processo de cadastrar pacientes, em muitos casos, acaba sendo lento e ineficiente, pois ocorre em ferramentas pouco adequadas, como cadernos e planilhas. Além disso, não avisam quando há uma data especial ou o retorno deles ao consultório.

No processo de nutrir o relacionamento com os pacientes, o cadastro atualizado é essencial. Ele viabiliza campanhas de marketing médico que são segmentadas por perfil de paciente.

4. Atenda com eficiência e qualidade
Otimizar a gestão do consultório médico também passa pela melhora no atendimento ao paciente — que deve ser eficiente, personalizado e causar uma boa primeira impressão.

A experiência do paciente merece destaque, pois seu trabalho só existe por causa dele. Sendo assim, é importante oferecer ferramentas que melhoram o relacionamento de vocês, como o envio automatizado de e-mails de aniversário, ou de retorno, por exemplo.

5. Saiba com precisão o que deve ser melhorado
Você sabe como está o índice de satisfação dos seus pacientes? Há uma forma muito eficaz de controlá-lo: o NPS, ou Net Promoter Score.

Essa metodologia é utilizada para medir a satisfação e a lealdade das pessoas em relação às empresas — no seu caso, o consultório médico.

A pesquisa de satisfação é rápida de ser feita e oferece resultados precisos. O paciente gasta pouco tempo dando uma nota para o consultório e fazendo uma justificativa.

O NPS pode ser aplicado de forma abrangente, pedindo uma nota para o consultório em geral, ou de maneira específica: sobre o atendimento, a infraestrutura ou qualquer ponto que você deseja que seja avaliado.

6. Faça um controle financeiro efetivo
Você também precisa otimizar a saúde da gestão financeira do consultório, pois ele é um negócio como qualquer outro.

O controle financeiro precisa ser efetivo. Um sistema de gestão consegue automatizar processos, fazer balanços, apontar erros e mostrar o momento para investir no crescimento do negócio.

Esse controle financeiro concentra os gastos em um único local, permite entender as movimentações financeiras, faz os registros dos recebimentos e ainda mostra quais são suas principais fontes de renda por tipo de procedimento ou público.