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Folha de Pagamento: o que é e por que fazer?
A Folha de pagamento é o nome dado a uma lista das remunerações pagas aos
colaboradores de uma empresa. Também conhecido como holerite, o documento consiste na transformação das informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis, para calcular o pagamento líquido e o pagamento bruto.
Ficou confuso?
Bem, calcular uma folha de pagamento realmente não é tarefa simples. Ela exige conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade – conforme você vai entender a seguir.
Obrigatoriedade da folha de pagamento
No Brasil, preparar a folha de pagamento dos funcionários é uma obrigação legal de qualquer empresa.
Adotar um bom sistema de gestão para manter essa documentação organizada é fundamental para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas.
Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade. Principalmente porque os detalhes que ali constam funcionam como uma espécie de histórico do funcionário dentro da empresa. O documento tem função operacional, contábil e fiscal.
Como a folha retrata a atividade exercida e espelha a remuneração do trabalhador, ela pode ser utilizada na hora de financiar um carro ou automóvel, por exemplo. O documento é, inclusive, uma exigência comprobatória para a aposentadoria. Daí a relevância de manter um sistema bem organizado.
Já que o cálculo da folha exige conhecimentos específicos, costuma ficar a cargo do departamento pessoal nas empresas. Neste ponto, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o auxílio de uma empresa de contabilidade, para que todos os valores sejam observados com precisão.
Cabe ao RH checar se a legislação está sendo cumprida.
Nas empresas, a folha é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário: salários, vencimentos, descontos e bônus. Nesse cálculo, devem entrar itens como as horas extras, os descontos de benefícios – vale-transporte e alimentação, por exemplo-, e a incidência de impostos.
Fica a cargo da contabilidade transformar todos os fatores envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos, expressos por meio de códigos, referências e percentuais, que têm como resultado a folha de pagamento.
